Vous y trouverez où regarder, quels KPIs suivre et comment articuler le tout au quotidien.
À qui s'adresse cet article
Cet article est conçu pour les admins : responsables de career center, directeurs des relations entreprises, responsables pédagogiques, directions d'établissement. Si vous êtes coach, vous trouverez les vues opérationnelles équivalentes dans l'article Piloter les recrutements des apprenants.
Objectif : vous donner une vision consolidée et actionnable de votre activité de placement, pour décider où mettre l'énergie de votre équipe.
Les 4 dimensions de pilotage à maîtriser
Piloter l'activité de placement, c'est suivre quatre angles complémentaires :
L'avancement du pipe → où en sont mes apprenants dans leur processus de placement ?
Le remplissage par formation → suis-je en ligne avec mes objectifs d'admission et de placement par programme ?
Les recrutements par entreprise → qui sont mes entreprises les plus contributrices et où sont mes leviers de développement ?
Les sources d'acquisition → d'où viennent mes candidats et lesquelles convertissent le mieux ?
Chacune de ces dimensions est accessible à deux niveaux sur Grimp :
Niveau opérationnel dans le CRM Apprenant (onglets Apprenants, Programmes) et le CRM Entreprise → pour agir au cas par cas.
Niveau consolidé dans l'espace Statistiques (sous-onglets CRM Apprenant et Activité commerciale) → pour piloter votre équipe et vos objectifs.
Dans l'idée : on pilote au consolidé, on agit à l'opérationnel.
1. Piloter l'avancement du pipe (vue pipeline)
Pourquoi c'est important
Le pipe d'admission vous dit, à un instant T, combien d'apprenants sont à quelle étape. C'est votre indicateur de vélocité. Si votre étape "Recherche d'entreprise" se vide pendant que "Qualification" se gorge, vous avez un problème de transformation.
Où regarder
Vue opérationnelle — CRM Apprenant > onglet Apprenants
Vous y retrouvez la liste de tous vos candidats avec leurs colonnes personnalisables : Nom, Statut, Email, Téléphone, Coachs référents, Programme, Année, Campus, Étape dans le CRM Apprenant, Recrutement confirmé, Entreprise, Date de création… Vous pouvez :
Filtrer finement (par apprenant, par étape, par programme, par coach référent).
Enregistrer vos filtres pour réutiliser vos vues récurrentes.
Exporter la liste en Excel pour vos tableaux croisés dynamiques.
Confirmer un recrutement directement depuis la colonne dédiée.
Vue consolidée — Statistiques > sous-onglet CRM Apprenant
Vous y trouvez en haut de page les chiffres clés natifs :
Nombre d'Apprenants
Nombre de Candidatures
Temps moyen de recrutement (en jours)
Nombre de rejets
Valeur cumulée (€)
Puis, plus bas, deux vues stratégiques :
État actuel : combien d'apprenants à chaque étape du pipe (Acquisition, Qualification, Recherche d'entreprise, Succès).
Tunnel de conversion : volume et taux de passage entre chaque étape (ex. Recherche d'entreprise = 30 (82%), Succès = 27 (73%)) → c'est votre vraie carte d'analyse de la performance pipe.
Taux de remplissage consolidé (en %).
KPIs à suivre
Nombre d'apprenants par étape → est-ce que le pipe est équilibré ?
Taux de conversion d'étape à étape (déjà calculé dans le tunnel) → où perdez-vous vos candidats ?
Temps moyen de recrutement (déjà calculé en haut de page) → benchmark année après année.
Nombre de rejets → indicateur de qualité du sourcing ou de la qualification.
Taux de remplissage consolidé → votre KPI nord-étoile.
2. Piloter par effectif et par formation (remplissage)
Pourquoi c'est important
Vous vous êtes engagé à réaliser X placements par programme. Ce sont vos objectifs internes. Cette dimension répond à une seule question : suis-je en avance, à l'heure, ou en retard sur mes objectifs de remplissage par formation ?
Où regarder
Vue opérationnelle — CRM Apprenant > Programmes
Vous y voyez la liste de vos formations avec, pour chacune, les colonnes : Programme, Référence, Année, Campus, Filière, Niveau du diplôme, Apprenants (effectif), Succès (au format X/Y où Y est l'objectif d'admission), Valeur (€) (cumul de la valeur générée par les apprenants placés).
Exemple : un Master 2025-2026 Nantes affichant Apprenants = 15, Succès = 10/15, Valeur = 104 000 € est rempli à 100% en effectif et à 67% en placement, pour 104 k€ de valeur générée.
💡 Pour fixer ou modifier un objectif, cliquez sur le programme puis "Modifier le programme". Plus de détails dans Piloter le placement de mes candidats en entreprise.
Vue consolidée — Statistiques > CRM Apprenant
Utilisez les filtres pour isoler un programme, un campus ou une année et comparer le taux de remplissage et la valeur entre formations.
KPIs à suivre
Taux de remplissage par formation = Succès / objectif (visible directement dans la colonne Succès).
Effectif réel vs. effectif visé (colonne Apprenants).
Valeur générée par programme → combien vaut le programme aujourd'hui ?
Écart vs. année N-1 sur la même période → êtes-vous mieux ou moins bien lotis ?
Mix programmes à risque (taux <50% à H-X semaines de la rentrée) → où réallouer l'énergie ?
3. Piloter les recrutements par entreprise
Pourquoi c'est important
Vos entreprises partenaires ne se valent pas toutes. Certaines recrutent chaque promo, d'autres jamais. Identifier vos top entreprises vous permet de prioriser le développement commercial et d'industrialiser les partenariats qui marchent.
Où regarder
Vue consolidée — Statistiques > Activité commerciale
C'est ici que se trouve la vue la plus rapide pour piloter au niveau commercial. Vous y retrouvez :
Chiffres clés : Valeur (€), Apprenants à l'étape Succès, Recrutements confirmés, Offres pourvues.
Top entreprise recruteuse : classement natif des entreprises avec leur nombre de recrutements (ex. 2i Group : 2 recrutements, Amazon : 2 recrutements).
Performance équipe : classement des coachs par nombre de recrutements générés.
Apprenants recrutés : courbe sur les 6 dernières semaines (téléchargeable en SVG, PNG ou CSV).
Valeur (€) : courbe sur les 6 derniers mois.
Tâches réalisées : Appels, Emails, Réunions, Tâches, Accompagnement apprenant, Autre — ventilées par coach.
Entreprises créées, Entreprises inscrites, Contacts créés.
Vue opérationnelle — CRM Entreprise
Vous y trouvez la liste de toutes vos entreprises avec leurs colonnes : Nom, Localisation, Secteur d'activité, Offres diffusées, Tags (Client 🤝, Prospect, Taxe apprentissage…), Coachs référents, Accès recruteur, Date de création, Dernier commentaire.
Plusieurs onglets pour segmenter votre portefeuille : Entreprises, Entreprises partenaires, Demandes en attente, Partenaires de Grimp, Entreprises apprenants. Vous pouvez filtrer par localisation, rayon kilométrique, secteur d'activité, et exporter la liste pour vos analyses.
Vue export — CRM Apprenant > Apprenants
Si vous voulez croiser entreprise × programme × année × coach pour un reporting fin, l'export depuis l'onglet Applications reste la source de référence.
KPIs à suivre
Top 10 entreprises par nombre de recrutements (visible directement).
Taux d'entreprises actives = entreprises ayant recruté au moins 1 apprenant / entreprises totales.
Taux de récurrence = entreprises qui ont recruté sur N et N-1 → mesure la fidélisation.
Valeur moyenne par recrutement = Valeur / Recrutements confirmés.
Couverture sectorielle = répartition par secteur d'activité (filtrable depuis le CRM Entreprise).
Recrutements par coach référent (Performance équipe).
Pipeline d'offres diffusées par entreprise (colonne Offres diffusées dans le CRM Entreprise).
4. Piloter les sources d'acquisition
Pourquoi c'est important
Vous investissez dans plusieurs canaux : Diplomeo, site web, partenaires institutionnels, salons, recommandations, formulaires d'acquisition. Sans visibilité sur quel canal convertit réellement, vous risquez de surpayer ce qui ne marche pas et de sous-investir ce qui transforme.
Où regarder
Vue consolidée — Statistiques > CRM Apprenant
En bas de la page, le bloc Sources des candidatures affiche en histogramme la répartition de vos candidatures par origine : Événements, Recommandations, Site web de l'école, Grimp, En poursuite de cursus, Réseaux sociaux, Portails publics, Partenaires, A déjà candidaté, Organismes, Réunions d'information, Autre.
Vue opérationnelle — CRM Apprenant > Apprenants
L'export Excel vous permet de croiser source × étape pour mesurer la conversion par canal (le bloc Sources native ne fait que le volume, pas le taux de conversion par étape).
💡 Pour bien tracker vos sources, configurez en amont vos formulaires d'acquisition et vérifiez que les leads venant des partenaires (ex. Diplomeo) sont bien rattachés à la bonne source dans Leads en attente.
KPIs à suivre
Volume de candidatures par source (visible nativement dans le graphique Sources).
Taux de qualification par source = leads qualifiés / leads bruts → la source est-elle qualitative ?
Taux de conversion lead → Succès par source → le vrai KPI de performance canal (à reconstruire par export).
Coût d'acquisition par admis = budget canal / nombre d'admis par canal (à croiser avec votre budget marketing hors Grimp).
Délai moyen lead → admission par source (à reconstruire par export, en croisant Date de création et passage à Succès).
Bonnes pratiques pour fiabiliser vos chiffres
Vos KPIs ne valent que ce que valent vos données. Quelques règles d'hygiène :
Faites monter les apprenants étape par étape. Un apprenant qui saute directement de "Acquisition" à "Succès" fausse vos taux de conversion intermédiaires dans le Tunnel.
Renseignez systématiquement la source lors de l'ajout manuel d'un candidat — c'est ce qui alimente le graphique Sources.
Confirmez les recrutements depuis la colonne "Recrutement confirmé" de l'onglet CRM > Apprenants dès qu'ils ont lieu — c'est ce qui alimente "Recrutements confirmés" et "Top entreprise recruteuse".
Standardisez la nomenclature des étapes entre programmes pour comparer ce qui est comparable. Si vous voulez ajouter ou renommer une étape, contactez votre chef de projet Grimp.
Renseignez la valeur par apprenant si vous voulez piloter au chiffre d'affaires et pas seulement au volume.
Encouragez les coachs à logger leurs actions (Appel, Email, Réunion, Tâche, Accompagnement apprenant) — c'est la matière première du bloc Tâches réalisées dans l'Activité commerciale.
Taguez vos entreprises (Client 🤝, Prospect, Taxe apprentissage) dans le CRM Entreprise pour segmenter votre portefeuille et accélérer vos filtres.
FAQ
Mes chiffres consolidés ne correspondent pas à ce que je vois dans les vues opérationnelles, pourquoi ? Vérifiez d'abord les filtres appliqués (période, programme, campus, coach). Dans la majorité des cas, c'est un filtre actif sur une vue et pas sur l'autre. Vérifiez aussi que les recrutements ont bien été confirmés depuis la colonne "Recrutement confirmé" de l'onglet CRM > Apprenants.
Comment exporter mes données pour mon reporting direction ? Depuis l'onglet Applications du CRM Apprenant, utilisez l'export Excel. Depuis Statistiques > Activité commerciale, chaque graphique propose un téléchargement en SVG, PNG ou CSV directement. Pour le CRM Entreprise, l'export est également disponible en haut de page.
Quels accès aux Statistiques selon le rôle ?
Admin : accès complet aux sous-onglets CRM Apprenant et Activité commerciale sur l'ensemble des programmes et coachs.
Coach : accès à son périmètre (ses apprenants, ses entreprises). Pour partager des accès plus larges à un coach senior, ajustez ses permissions depuis Pilotez votre équipe et les permissions en toute simplicité.
Peut-on créer des objectifs au-delà du nombre d'admissions (ex. CA cible, taux de placement à 6 mois) ? Aujourd'hui, l'objectif est défini en nombre d'admissions par programme (colonne Succès = X/Y). Le suivi du chiffre d'affaires existe en parallèle via la colonne Valeur (€), mais sans objectif cible associé. Pour des objectifs plus fins (CA cible, placement à 6 mois, taux d'insertion alumni), utilisez les exports et croisez-les avec votre suivi interne. N'hésitez pas à voter ou à ajouter votre besoin sur feedback.grimp.io.
Articles connexes