Vous y trouverez où regarder, quels indicateurs suivre et comment articuler le tout au quotidien.
À qui s'adresse cet article
Cet article est conçu pour les admins : responsables de career center, directeurs des relations entreprises, responsables pédagogiques, directions d'établissement. Si vous êtes coach, vous trouverez les vues opérationnelles équivalentes dans l'article Piloter les recrutements des apprenants.
Objectif : vous donner une vision consolidée et actionnable de votre activité de placement, pour décider où mettre l'énergie de votre équipe.
Les 4 dimensions de pilotage à maîtriser
Piloter l'activité de placement, c'est suivre quatre angles complémentaires :
L'avancement du pipe → où en sont mes apprenants dans leur processus de placement ?
Le remplissage par formation → suis-je en ligne avec mes objectifs par programme ?
Les recrutements par entreprise → quelles sont mes entreprises les plus contributrices et où sont mes leviers de développement ?
Les sources d'acquisition → d'où viennent mes candidats et lesquelles convertissent le mieux ?
Chacune de ces dimensions est accessible à deux niveaux sur Grimp :
Niveau opérationnel dans le CRM Apprenant (Apprenants › CRM) et dans Relation entreprises → pour agir au cas par cas.
Niveau consolidé dans l'espace Statistiques (sous-onglets CRM Apprenant et Activité commerciale) → pour piloter votre équipe et vos objectifs.
En résumé : on pilote au consolidé, on agit à l'opérationnel.
1. Piloter l'avancement du pipe (vue pipeline)
Pourquoi c'est important
Le pipe d'admission vous dit, à un instant T, combien d'apprenants sont à quelle étape. C'est votre indicateur de vélocité. Si votre étape « Recherche d'entreprise » se vide pendant que « Qualification » se remplit, vous avez un problème de transformation.
Où regarder
Vue opérationnelle — Apprenants › CRM, onglet Apprenants
Vous y retrouvez vos candidats en kanban ou en tableau, par parcours, avec des colonnes personnalisables : Nom, Statut, Email, Téléphone, Coachs référents, Programme, Année, Campus, Étape dans le CRM Apprenant, Entreprise, Date de création… Les indicateurs en haut de page résument l'essentiel (apprenants, candidatures, succès, valeur). Vous pouvez :
Filtrer finement (par étape, par programme, par coach référent…).
Enregistrer vos filtres pour réutiliser vos vues récurrentes.
Exporter la liste en Excel pour vos tableaux croisés dynamiques.
Confirmer un recrutement depuis le bloc Recrutements de la fiche apprenant. Un apprenant peut avoir plusieurs recrutements, et vous pouvez déclarer une rupture : voir Suivre plusieurs recrutements et déclarer une rupture.
Vue consolidée — Statistiques › CRM Apprenant
Vous y trouvez en haut de page les chiffres clés :
Nombre d'Apprenants
Nombre de Candidatures
Temps moyen de recrutement (en jours)
Nombre de rejets
Valeur cumulée (€)
Puis, plus bas, plusieurs vues stratégiques :
État actuel : combien d'apprenants à chaque étape du pipe (Acquisition, Qualification, Recherche d'entreprise, Succès).
Tunnel de conversion : volume et taux de passage entre chaque étape (ex. Recherche d'entreprise = 30 (82 %), Succès = 27 (73 %)). C'est votre vraie carte d'analyse de la performance du pipe.
Sorties du tunnel : combien d'apprenants sortent à chaque étape, puis pour quel motif, avec une comparaison à l'année précédente et un export. Voir Motifs de changement d'étape.
Avancement des objectifs : remplissage de vos programmes par rapport à vos objectifs (détaillé en partie 2).
Indicateurs à suivre
Nombre d'apprenants par étape → le pipe est-il équilibré ?
Taux de conversion d'étape à étape (calculé dans le tunnel) → où perdez-vous vos candidats ?
Sorties par étape et par motif → pourquoi les perdez-vous ?
Temps moyen de recrutement → à comparer d'une année sur l'autre.
Nombre de rejets → indicateur de qualité du sourcing ou de la qualification.
Taux de remplissage consolidé → votre indicateur clé.
2. Piloter par effectif et par formation (remplissage)
Pourquoi c'est important
Vous vous êtes engagé à réaliser un certain nombre de placements par programme. Cette dimension répond à une seule question : suis-je en avance, à l'heure ou en retard sur mes objectifs de remplissage par formation ?
Où regarder
Fixer les objectifs — Paramètres › Catalogue de formations › Objectifs
Pour chaque programme et chaque année, vous renseignez :
un objectif : le nombre d'apprenants à atteindre à une étape « Succès » ;
une valeur de référence par apprenant (€), pour piloter aussi en valeur.
Vous pouvez comparer à une année précédente, copier vos objectifs vers une nouvelle année avec un ajustement en %, appliquer un objectif à plusieurs programmes, et importer ou exporter vos objectifs (CSV ou Excel). La saisie est réservée aux admins ; les coachs peuvent consulter. Tout est détaillé dans Objectifs par programme.
Suivre l'avancement — Statistiques › CRM Apprenant, encart Avancement des objectifs
Cet encart remplace l'ancien onglet Programmes du CRM. Il affiche :
le taux de remplissage par rapport à vos objectifs ;
la valeur réalisée ;
les programmes en retard ;
les programmes sans objectif.
Chaque chiffre est cliquable et ouvre la liste filtrée correspondante. Utilisez les filtres de la page pour isoler un programme, un campus ou une année.
Indicateurs à suivre
Taux de remplissage par formation = apprenants à une étape « Succès » / objectif.
Valeur réalisée par programme → combien vaut le programme aujourd'hui ?
Programmes en retard et programmes sans objectif → où agir en priorité ?
Écart avec l'année N-1 sur la même période (option « Comparer à » des objectifs) → êtes-vous mieux ou moins bien placé ?
Programmes à risque (taux inférieur à 50 % à quelques semaines de la rentrée) → où réallouer l'énergie ?
3. Piloter les recrutements par entreprise
Pourquoi c'est important
Vos entreprises partenaires ne se valent pas toutes. Certaines recrutent à chaque promo, d'autres jamais. Identifier vos meilleures entreprises vous permet de prioriser le développement commercial et de consolider les partenariats qui fonctionnent.
Où regarder
Vue consolidée — Statistiques › Activité commerciale
C'est la vue la plus rapide pour piloter l'activité commerciale. Vous y retrouvez :
Chiffres clés : Valeur (€), Apprenants à l'étape Succès, Recrutements confirmés, Offres pourvues.
Top entreprise recruteuse : classement des entreprises avec leur nombre de recrutements.
Performance équipe : classement des coachs par nombre de recrutements générés.
Apprenants recrutés : courbe sur les 6 dernières semaines (téléchargeable en SVG, PNG ou CSV).
Valeur (€) : courbe sur les 6 derniers mois.
Tâches réalisées : Appels, Emails, Réunions, Tâches, Accompagnement apprenant, Autre — par coach.
Entreprises créées, Entreprises inscrites, Contacts créés.
Vue opérationnelle — Relation entreprises
Le menu Relation entreprises regroupe quatre onglets : Entreprises, Contacts, Demandes entreprises et Opportunités. La liste des entreprises affiche notamment : Nom, Localisation, Secteur d'activité, Offres diffusées, Tags (Client 🤝, Prospect, Taxe d'apprentissage…), Coachs référents, Accès recruteur, Date de création, Dernier commentaire. Vous pouvez filtrer (localisation, rayon, secteur…) et exporter la liste pour vos analyses.
Vue export — Apprenants › CRM
Pour croiser entreprise × programme × année × coach dans un reporting détaillé, l'export Excel depuis l'onglet Apprenants du CRM reste la source de référence.
Indicateurs à suivre
Top 10 des entreprises par nombre de recrutements.
Taux d'entreprises actives = entreprises ayant recruté au moins 1 apprenant / total des entreprises.
Taux de récurrence = entreprises ayant recruté en N et en N-1 → mesure la fidélisation.
Valeur moyenne par recrutement = Valeur / Recrutements confirmés.
Couverture sectorielle = répartition par secteur d'activité (filtre de la liste Entreprises).
Recrutements par coach référent (Performance équipe).
Offres diffusées par entreprise (colonne Offres diffusées).
4. Piloter les sources d'acquisition
Pourquoi c'est important
Vous investissez dans plusieurs canaux : portails, site web, partenaires institutionnels, salons, recommandations, formulaires d'acquisition. Sans visibilité sur le canal qui convertit réellement, vous risquez de surinvestir dans ce qui ne marche pas et de sous-investir dans ce qui transforme.
Où regarder
Vue consolidée — Statistiques › CRM Apprenant
En bas de la page, le bloc Sources des candidatures affiche en histogramme la répartition de vos candidatures par origine : Événements, Recommandations, Site web de l'école, Grimp, Poursuite de cursus, Réseaux sociaux, Portails publics, Partenaires, A déjà candidaté, Organismes, Réunions d'information, Autre.
Vue opérationnelle et exports — Apprenants › CRM
L'export Excel de l'onglet Apprenants vous permet de croiser source × étape pour mesurer la conversion par canal (le bloc Sources affiche le volume, pas le taux de conversion par étape).
L'export Conversions produit une ligne par candidature, prête à être utilisée dans Google Ads ou Meta. Voir Provenance des leads.
💡 Pour bien suivre vos sources, configurez en amont vos formulaires d'acquisition et vérifiez que les leads venant des partenaires sont rattachés à la bonne source dans Leads en attente.
Indicateurs à suivre
Volume de candidatures par source (graphique Sources).
Taux de qualification par source = leads qualifiés / leads bruts → la source est-elle qualitative ?
Taux de conversion lead → Succès par source → le vrai indicateur de performance d'un canal (à reconstruire par export).
Coût d'acquisition par admis = budget du canal / nombre d'admis issus du canal (à croiser avec votre budget marketing).
Délai moyen lead → admission par source (à reconstruire par export, en croisant la date de création et le passage à Succès).
Bonnes pratiques pour fiabiliser vos chiffres
Vos indicateurs ne valent que ce que valent vos données. Quelques règles simples :
Faites avancer les apprenants étape par étape. Un apprenant qui passe directement d'« Acquisition » à « Succès » fausse vos taux de conversion intermédiaires.
Renseignez systématiquement la source lors de l'ajout manuel d'un candidat : c'est ce qui alimente le graphique Sources.
Confirmez les recrutements dès qu'ils ont lieu, depuis le bloc Recrutements de la fiche apprenant. Ajoutez un recrutement supplémentaire si besoin et déclarez les ruptures : le taux de placement est réajusté automatiquement. C'est ce qui alimente « Recrutements confirmés » et « Top entreprise recruteuse ».
Fixez un objectif pour chaque programme dans Paramètres › Catalogue de formations › Objectifs, avec une valeur de référence par apprenant si vous voulez piloter en valeur et pas seulement en volume.
Standardisez les étapes entre programmes pour comparer ce qui est comparable. Pour ajouter ou renommer une étape, il faut la permission « modifier les étapes et automatisations du CRM apprenant » ; sinon, contactez votre chef de projet Grimp.
Encouragez les coachs à enregistrer leurs actions (Appel, Email, Réunion, Tâche, Accompagnement apprenant) : c'est la matière première du bloc Tâches réalisées.
Taguez vos entreprises (Client 🤝, Prospect, Taxe d'apprentissage) dans Relation entreprises pour segmenter votre portefeuille et filtrer plus vite.
FAQ
Mes chiffres consolidés ne correspondent pas à ce que je vois dans les vues opérationnelles, pourquoi ?
Vérifiez d'abord les filtres appliqués (période, programme, campus, coach). Le plus souvent, un filtre est actif sur une vue et pas sur l'autre. Vérifiez aussi que les recrutements ont bien été confirmés dans le bloc Recrutements des fiches apprenants, et que les ruptures éventuelles ont été déclarées.
Comment exporter mes données pour mon reporting de direction ?
Depuis l'onglet Apprenants du CRM (Apprenants › CRM), utilisez l'export Excel ou l'export Conversions. Dans Statistiques, chaque graphique de l'Activité commerciale se télécharge en SVG, PNG ou CSV, et la vue Sorties du tunnel propose aussi un export. Les objectifs s'exportent depuis Paramètres › Catalogue de formations › Objectifs. Enfin, la liste des entreprises s'exporte depuis Relation entreprises.
Quels accès aux Statistiques selon le rôle ?
Admin : accès complet aux sous-onglets CRM Apprenant et Activité commerciale sur l'ensemble des programmes et des coachs.
Coach : accès à son périmètre (ses apprenants, ses entreprises). Pour donner des accès plus larges à un coach, ajustez ses permissions : voir Pilotez votre équipe et les permissions en toute simplicité.
Quels objectifs puis-je fixer par programme ?
Pour chaque programme et chaque année, vous fixez un objectif en nombre d'apprenants à atteindre à une étape « Succès », et une valeur de référence par apprenant. Vous suivez ensuite le taux de remplissage et la valeur réalisée dans l'encart Avancement des objectifs (Statistiques › CRM Apprenant). Seuls les admins peuvent saisir les objectifs ; les coachs peuvent les consulter.
Comment repartir de mes objectifs de l'an dernier ?
Dans Paramètres › Catalogue de formations › Objectifs, utilisez Copier vers la nouvelle année, avec un ajustement en % si besoin. L'option Comparer à affiche une année précédente à côté de vos objectifs actuels.
Puis-je suivre d'autres objectifs (placement à 6 mois, insertion des alumni…) ?
Pas directement. Utilisez les exports et croisez-les avec votre suivi interne. N'hésitez pas à voter ou à ajouter votre besoin sur feedback.grimp.io.
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