Sommaire :
Le CRM Apprenant (Admission) permet de centraliser et de suivre l’ensemble des candidatures à vos formations.
Il offre aux équipes pédagogiques et administratives une vision complète du parcours des candidats, de leur première prise de contact jusqu’à leur admission finale.
Pourquoi utiliser le CRM Apprenant ?
Centraliser toutes les candidatures, quelle que soit leur source.
Suivre chaque étape du processus d’admission.
Automatiser certaines actions pour gagner du temps.
Analyser les performances de ses campagnes de recrutement.
Comment intégrer des candidats dans le CRM ?
1. Les leads en attente
Si Grimp est connecté à votre site web ou à des partenaires (ex. Diplomeo), les leads apprenants arrivent automatiquement dans l’onglet Leads en attente.
Ces candidats peuvent ensuite être qualifiés et intégrés dans votre pipeline d’admission. La candidature conserve la provenance du lead : canal d'entrée, source et campagne, visibles dans le bloc Origine de la fiche.
2. L’import manuel ou en masse
Ajoutez un candidat individuellement.
Ou importez une liste complète d’apprenants en une seule fois.
Lors de l’import, vous pouvez choisir l’étape d’admission à laquelle positionner vos candidats.
💡 Seules certaines étapes permettent d’envoyer une invitation Grimp à l’apprenant (icône indiquée dans l’interface).
Suivre et qualifier les candidatures
Les candidatures sont affichées dans un pipeline d’étapes (ex. Candidat, Candidature vérifiée, Entretien, Admission).
Chaque établissement peut renommer ses étapes pour refléter son propre processus (uniquement pour les admins).
Les coachs et admins peuvent déplacer les candidats d’une étape à l’autre et suivre l’évolution de la campagne.
Quand une candidature passe à une étape de rejet ou d'attente, le coach indique un motif. Le motif est visible sur la fiche et dans la liste (colonne, filtre, export).
Une étape En attente permet de suivre les candidats en réflexion sans fausser vos taux de conversion.
Dans la vue liste, ajoutez les colonnes utiles : formulaire rempli, motif, Permis, Véhiculé, RQTH…
Contactez votre chef de projets si vous souhaitez ajouter une étape ou configurer vos motifs.
Automatiser ses admissions (Admins uniquement)
Les admins peuvent mettre en place des automatisations pour fluidifier le processus :
Envoi automatique de messages (ex. demander à l’apprenant de compléter son dossier, envoyer un email de refus selon le motif).
Création automatique de tâches pour les coachs (ex. “Appeler le candidat dans les 24h après arrivée à l’étape Candidature vérifiée”).
Les tâches sont assignées aux coachs référents et sont partagées entre eux (si l’un la valide, elle est validée pour tous).
Suivi commercial avec la valeur par apprenant
Chaque apprenant peut se voir attribuer une valeur de référence (montant personnalisé selon le programme ou le candidat).
Cette valeur est visible directement sur la carte de l’apprenant.
Le cumul des valeurs par étape (ex. Admission validée) permet d’avoir une vision globale des retombées de la campagne.
La valeur de référence par programme se fixe dans Paramètres › Catalogue de formations › Objectifs.
Statistiques d’admission
Dans Statistiques › CRM Apprenant, vous analysez :
Le volume total de candidatures reçues.
Leur répartition par source (site web, partenaires, import…).
L’avancement étape par étape dans le pipeline.
L'Avancement des objectifs : taux de remplissage, valeur réalisée, programmes en retard ou sans objectif.
Les Sorties du tunnel : volume de sorties par étape, puis par motif.
Les bénéfices du CRM Apprenant
Vision unifiée de toutes les candidatures.
Gain de temps grâce aux imports et aux automatisations.
Meilleure coordination entre coachs avec le suivi des tâches.
Analyse fine des résultats grâce aux statistiques.
Suivi économique avec la valeur personnalisée par apprenant.
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