Sommaire :
Pourquoi utiliser le dossier d'admission ?
Définir une fois pour toutes la liste des pièces attendues à l'admission (CV, pièce d'identité, diplôme, RIB…).
Automatiser la demande auprès de l'apprenant dès qu'il atteint une étape clé de votre pipeline.
Suivre l'avancement de chaque dossier sans quitter Grimp, depuis la fiche apprenant ou une vue dédiée.
Valider, refuser ou relancer chaque document avec un commentaire structuré.
Offrir à l'apprenant une expérience claire pour déposer ses documents et corriger ses erreurs.
Activer et configurer le dossier d'admission
1. Activer le dossier d'admission par défaut
Le dossier d'admission s'active au niveau de l'établissement.
Rendez-vous dans le menu Tableau de bord > Dossier d'admission.
Cliquez sur Activer le dossier d'admission.
Une fois activé, l'onglet Admission apparaît sur la fiche de chacun de vos apprenants.
💡 Vous pouvez désactiver le dossier à tout moment : les dossiers déjà ouverts restent accessibles, mais aucun nouveau dossier n'est généré tant que la fonctionnalité est désactivée.
2. Ajouter un document au dossier type
Depuis la page de configuration, cliquez sur Ajouter un document.
Renseignez :
Nom du document : ce que l'apprenant verra (ex. "Pièce d'identité").
Type de document : choisissez parmi les 14 types pré-paramétrés.
Description (facultatif) : précisions à destination de l'apprenant (ex. "Passeport, carte d'identité ou titre de séjour valide").
Cliquez sur Valider.
3. Les 14 types de documents disponibles
Document d'identité
CV
Diplôme
Relevé de notes
Lettre de motivation
Attestation de sécurité sociale
Attestation de responsabilité civile
RIB
Promesse d'embauche
Contrat (apprentissage / alternance)
Attestation de stage
Certificat de scolarité
Justificatif de domicile
Autre document
💡 Le type "Autre document" permet de demander une pièce qui ne rentre dans aucune des catégories standard. Utile pour les documents spécifiques à votre établissement.
4. Modifier ou supprimer un document
Sur chaque ligne du dossier type :
Cliquez sur le nom pour modifier l'intitulé, le type ou la description.
Cliquez sur Supprimer pour le retirer du dossier type.
⚠️ Les modifications et suppressions n'impactent pas les dossiers déjà ouverts pour vos apprenants. Elles s'appliquent uniquement aux nouveaux dossiers générés.
Automatiser la demande de documents (Admins uniquement)
Deux automatisations sont disponibles pour fluidifier la collecte.
Automatisation "Demander les documents d'admission"
À l'étape de votre pipeline que vous choisissez (par exemple Entretien 2), l'apprenant reçoit automatiquement un email l'invitant à compléter son dossier en ligne.
Depuis la page du dossier d'admission, ouvrez la section Automatisation.
Sélectionnez l'étape de déclenchement.
(Optionnel) Activez Passer automatiquement à l'étape suivante une fois le dossier validé pour faire avancer l'apprenant dans le pipeline dès que toutes ses pièces sont validées.
Cliquez sur Enregistrer.
Automatisation "Demander un nouveau document"
Cette automatisation permet d'ajouter ponctuellement une pièce attendue en cours de parcours, en dehors du dossier type.
Le déclenchement se fait depuis la fiche apprenant : cliquez sur Demander un nouveau document, sélectionnez le type, ajoutez un message si besoin. L'apprenant est notifié par email.
Suivre les dossiers en cours
Vous avez deux points d'entrée pour suivre l'avancement.
Sur la fiche apprenant
L'onglet Admission regroupe l'ensemble des documents attendus pour cet apprenant, avec leur statut et l'historique des échanges.
Le compteur (par exemple 2/5 documents validés) est également visible sur la carte de l'apprenant dans le pipeline.
Vue Dossier en attente
Dans le menu Candidatures > Dossier en attente, retrouvez la liste de tous les apprenants dont le dossier nécessite une action de votre part.
Filtrez par apprenant (nom, email ou téléphone).
Identifiez en un coup d'œil les dossiers à relancer ou à valider en priorité.
Valider, refuser ou demander un document
Les 4 statuts d'un document
Statut | Signification |
Manquant | Le document n'a pas encore été déposé par l'apprenant. |
En attente | Le document a été déposé, votre validation est attendue. |
Validé | Le document est conforme. |
À corriger | Vous avez refusé le document. L'apprenant peut redéposer une nouvelle version. |
Valider un document
Ouvrez l'onglet Admission de la fiche apprenant, cliquez sur le document à valider, puis sur Valider. L'apprenant est notifié par email.
Refuser un document
Cliquez sur Refuser.
Renseignez un commentaire expliquant la raison du refus (ex. "Document illisible", "Date de validité expirée").
Validez.
L'apprenant reçoit un email "Document à corriger" avec votre commentaire et peut redéposer une nouvelle version.
Ajouter un document manuellement
Vous pouvez aussi déposer vous-même une pièce pour le compte de l'apprenant (par exemple un document reçu par email ou en main propre). Cliquez sur Ajouter un document, sélectionnez le fichier : le document apparaît avec la mention Ajouté par l'établissement et le statut Validé.
Côté apprenant : ce qu'il voit
L'apprenant accède à son dossier depuis un espace personnel léger. Si ce n'est pas déjà fait, il crée son compte en quelques clics depuis le lien reçu par email — pas besoin d'être déjà inscrit sur Grimp.
Sur son espace, il peut :
Déposer ses documents au format PDF.
Consulter le statut de chaque pièce.
Lire les commentaires laissés par son coach en cas de refus.
Redéposer une nouvelle version d'un document refusé.
Il reçoit par email :
La demande initiale de documents.
Une relance à J+2 si le dossier reste incomplet.
Une notification "Document à corriger" en cas de refus, avec votre commentaire.
Réutiliser les documents entre formations
Si un apprenant candidate à plusieurs de vos formations, les documents validés pour la première formation peuvent être réutilisés en un clic pour la suivante, sans nouveau dépôt.
Sur la fiche apprenant, lors d'une demande de document, choisissez Choisir un document existant pour récupérer un fichier déjà validé.
💡 Cette réutilisation respecte le statut validé du document : l'apprenant n'a aucune action à effectuer et le coach n'a pas à revalider.
Personnaliser le formulaire d'acquisition
Vous pouvez collecter certaines pièces dès l'inscription via votre formulaire d'acquisition, sans attendre une étape ultérieure du pipeline.
Rendez-vous dans la configuration de votre formulaire d'acquisition.
Cochez les documents à rendre Obligatoires (ex. CV, pièce d'identité, relevé de notes).
Enregistrez.
Ces documents alimenteront automatiquement le dossier d'admission de l'apprenant dès la création de son lead.
Les bénéfices du dossier d'admission
Centralisation : toutes les pièces justificatives au même endroit, terminé les pièces jointes par email à classer.
Gain de temps : la demande et la relance sont automatisées, vous traitez uniquement la validation.
Traçabilité : chaque échange est historisé sur la fiche apprenant.
Expérience apprenant fluide : un espace dédié, des notifications claires, un parcours de correction simple.
Réutilisation : un document validé sert pour plusieurs formations sans nouveau dépôt.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je modifie le dossier type après que des dossiers sont ouverts ? Les ajouts et modifications n'impactent pas les dossiers déjà ouverts. Ils s'appliquent uniquement aux nouveaux dossiers générés après modification.
Quel format de fichier puis-je demander ? Seul le format PDF est accepté. C'est intentionnel : un format unique simplifie la lecture côté coach et garantit la lisibilité quel que soit l'appareil de l'apprenant.
Un apprenant peut-il modifier un document déjà validé ? Non. Une fois un document validé, il est figé. Si l'apprenant souhaite envoyer une version mise à jour, demandez un nouveau document via la fonction prévue.
Comment relancer un apprenant qui ne dépose pas ses documents ? Une relance automatique est envoyée à J+2. Pour relancer manuellement, ouvrez la fiche apprenant et utilisez l'option de relance disponible dans l'onglet Admission.
Le coach référent est-il notifié quand un apprenant dépose un document ? Oui. Un email est envoyé au coach référent lorsqu'une action est attendue sur le dossier.
Puis-je désactiver le dossier d'admission sans perdre les données existantes ? Oui. Une désactivation arrête la génération de nouveaux dossiers mais conserve toutes les données déjà collectées. Vous pouvez réactiver à tout moment.
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