Ajoutez vos propres informations sur les fiches apprenants, candidatures, contacts entreprise et entreprises : OPCO financeur, numéro de contrat, lien vers un dossier partagé… Cet article s'adresse aux administrateurs.
Avant de commencer
La gestion des champs personnalisés est réservée aux administrateurs.
Vous pouvez créer jusqu'à 10 champs actifs par type de fiche.
Important : ne créez pas de champ destiné à stocker des données de santé ou d'autres données sensibles.
1. Ouvrir la page Champs personnalisés
Cliquez sur votre avatar en haut à droite, puis sur Paramètres › Champs personnalisés.
2. Choisir le bon type de fiche
Un onglet correspond à chaque type de fiche. Choisissez-le selon la durée de vie de l'information :
Apprenants : une information qui suit l'apprenant tout au long de son parcours, par exemple son OPCO financeur.
Candidature aux programmes : une information propre à la candidature d'un apprenant à un programme pour une année, par exemple son numéro de contrat ou sa date de début de formation.
Contacts entreprise : une information sur les contacts du CRM entreprise, par exemple leur canal de contact préféré.
Entreprises : une information sur les fiches entreprises.
3. Créer un champ
Cliquez sur Ajouter un champ, puis renseignez :
Nom du champ : court et explicite, par exemple « OPCO financeur ».
Type de champ : Texte, Lien, Nombre, Date, Oui / Non, Choix unique ou Choix multiples. Pour un choix, saisissez les options proposées.
Texte d'aide (facultatif) : affiché sous le champ pour guider la saisie.
Cliquez sur Créer le champ.
Bon à savoir : un champ de type Lien s'affiche sur les fiches sous forme de lien cliquable, par exemple vers un dossier partagé ou un profil en ligne.
4. Modifier, réordonner ou archiver un champ
Faites glisser un champ avec la poignée à gauche pour changer son ordre d'affichage sur les fiches.
Cliquez sur ⋯ puis Modifier pour changer son nom, son texte d'aide ou ses options.
Cliquez sur ⋯ puis Archiver pour retirer un champ que vous n'utilisez plus. Les options d'un champ à choix peuvent aussi être archivées.
5. Demander un champ dans le dossier d'admission
Vos candidats peuvent renseigner eux-mêmes vos champs personnalisés :
Allez dans Paramètres › Admission et ouvrez un modèle de dossier.
Cliquez sur Ajouter › Une information : vos champs personnalisés sont proposés avec les champs standards.
Rendez le champ obligatoire et ajoutez un texte d'aide si besoin.
L'apprenant répond dans le format du champ (texte, nombre, oui/non, date, liste). Sa réponse est enregistrée sur sa fiche.
Où retrouver vos champs ?
Sur les fiches : dans le bloc Informations complémentaires, où votre équipe peut les renseigner.
Dans le dossier d'admission : voir ci-dessus.
Dans l'Admission : filtrez les candidatures par champ personnalisé et affichez ou masquez leurs colonnes, dans le tableau, le kanban et l'export.
Dans les exports : une colonne par champ.
Dans les automatisations : en condition ou en filtre (par exemple « si l'OPCO financeur est renseigné », ou une date « dans les N prochains jours »), en action avec Mettre à jour, et comme variable dans les emails, SMS, tâches et appels HTTP. Au changement d'étape d'une candidature ou d'une opportunité, vous pouvez aussi demander la saisie d'un champ : la valeur est pré-remplie et enregistrée sur la bonne fiche.
Dans l'API Partner : lecture et modification.
Lors de la fusion de deux fiches en doublon, les valeurs des champs personnalisés sont conservées.
Pour aller plus loin
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