Automatisez vos tâches répétitives : quand un événement survient sur Grimp, vos actions s'exécutent toutes seules. Cet article vous explique comment créer, tester et suivre une automatisation.
Avant de commencer
Le menu Automatisations est réservé aux administrateurs. Si vous ne le voyez pas, contactez votre CSM.
Une automatisation suit toujours la même logique : un déclencheur (ce qui la lance), puis des blocs (ce qu'elle fait), exécutés dans l'ordre.
1. Partir d'un modèle prêt à l'emploi
Le plus rapide est de partir d'un modèle. En bas de la page Automatisations, la section Modèles prêts à l'emploi propose des scénarios préparés par Grimp, par exemple :
Relance SMS d'une invitation : un SMS aux invités jamais connectés, 7 jours après l'invitation.
Relance profil incomplet : une relance et une tâche coach si le profil reste incomplet.
Email à l'entrée d'une étape : un email au candidat dès qu'il entre dans l'étape choisie.
Candidats qui n'avancent plus : une alerte à chaque référent pour les candidatures immobiles depuis 14 jours.
Email de refus selon le motif : un email de refus adapté au motif indiqué par le coach.
Rappel J-1 et relance des rendez-vous manqués, pour vos rendez-vous.
Relance des absents, après un événement.
Cliquez sur un modèle pour le copier chez vous, puis adaptez-le avant de l'activer.
2. Choisir le déclencheur
Cliquez sur Nouvelle automatisation, puis sur Ajouter un déclencheur. Trois familles de déclencheurs existent :
Un événement : changement d'étape dans le CRM Apprenant (dont Toute étape de rejet), embauche confirmée, Rupture de contrat, nouveau lead reçu, candidature déposée, Changement d'étape d'une candidature, offre pourvue, Offre partagée avec un apprenant, demande entreprise reçue, changement d'étape d'une opportunité, appel terminé.
Des critères : Grimp vérifie régulièrement vos apprenants, leads, candidatures, entreprises, contacts, offres, opportunités, membres de l'équipe, campus, événements ou participations, et lance la suite dès qu'une fiche correspond. Exemple : les entreprises taguées « prospect » sans activité depuis 90 jours.
Un horaire : Planifié, tous les jours ou un jour précis chaque semaine, ou Avant ou après un événement (par exemple « 1 jour avant, à 9:00 »).
Pour un déclencheur par critères, choisissez sa fréquence : Une seule fois par enregistrement (recommandé) ou À chaque vérification.
Les déclencheurs en détail :
Rupture de contrat : se lance quand la rupture de contrat d'un apprenant est déclarée.
Offre partagée avec un apprenant : se lance une fois pour chaque apprenant qui reçoit l'offre. Vous pouvez filtrer sur les offres internes ou externes.
Changement d'étape d'une candidature : se lance quand l'apprenant déplace une de ses candidatures dans son suivi, par exemple quand il décroche un entretien.
Rendez-vous : planifié, confirmé, réalisé, manqué, annulé ou reporté.
Événements : participation créée, présence confirmée, participant présent ou absent, participation annulée, événement clôturé ou annulé, changement de date ou de lieu.
Exemples utiles :
À la réception d'un lead, adaptez la suite selon son canal d'entrée, sa source ou sa campagne.
Sur Toute étape de rejet, créez des branches selon le motif indiqué par le coach et utilisez-le comme variable.
Avec le critère sur les campus, anticipez l'échéance de votre certification Qualiopi.
Bon à savoir : dans le déclencheur, la rubrique Données à saisir au lancement permet de demander une information à la personne qui déclenche l'automatisation, par exemple un SIRET ou une date. Au changement d'étape d'une candidature ou d'une opportunité, vous pouvez aussi demander la saisie d'un champ personnalisé : la valeur est enregistrée sur la bonne fiche et réutilisable dans les blocs suivants.
3. Cibler avec les filtres
Les filtres des déclencheurs par critères et du bloc Filtre permettent de cibler finement vos fiches. Vous pouvez notamment filtrer sur :
le statut de relecture du CV ;
un document d'admission manquant ;
vos champs personnalisés (apprenant, candidature, entreprise) ;
les dates à venir : « dans les N prochains jours » ou « dans plus de N jours », y compris sur vos champs personnalisés de type date ;
pour les entreprises, le nombre d'offres publiées sur les 30 derniers jours et la date du dernier recrutement.
Les champs à liste fixe, comme la nationalité, proposent directement leurs valeurs dans les conditions. Le bloc Switch fonctionne aussi sur les valeurs multiples, comme les tags, avec la condition contient.
4. Ajouter les actions
Cliquez sur un + du canevas ou sur Ajouter une étape, puis cherchez dans Action ou catégorie. Les actions sont classées par catégorie :
Récupérer / Mettre à jour : sélectionner des fiches et modifier un champ (apprenants, leads, candidatures, entreprises, contacts, offres, opportunités, référents).
Créer… : générer un apprenant, un référent (avec son invitation), une candidature, une entreprise, un contact, une offre (en brouillon) ou une opportunité.
Retirer… : archiver une entreprise, un contact ou une offre (réversible), ou supprimer définitivement une candidature ou une opportunité (irréversible, clairement signalé).
Actions métier : envoyer une invitation, demander le dossier d'admission, demander des pièces complémentaires, accepter ou refuser un lead, désactiver un compte, ajouter un commentaire.
Communication : envoyer un email ou un SMS, ajouter à une séquence.
Données et tâches : ajouter à une liste, créer une tâche.
Logique : Si / Sinon, Filtre, Switch, Pour chaque, Fin.
Temporisation : Attendre, de quelques minutes à 90 jours.
Cliquez sur un bloc pour le configurer dans le panneau de droite, puis sur Terminer. Vos champs personnalisés (apprenant, candidature, contact, entreprise) et les informations de vos campus (nom, adresse, ville, email, téléphone, logo) sont proposés comme variables dans les emails, SMS, tâches et appels HTTP.
Mettre à jour une candidature : l'action peut changer son étape. Vous pouvez aussi ajouter ou retirer un coach référent sans écraser les autres.
Lire le canevas : les déclencheurs, la logique et les actions ont chacun leur couleur. Les branches sont nommées Oui, Non et Pour chaque, et une icône de boucle distingue les liens de boucle des flèches classiques.
À noter : changer l'étape d'une candidature depuis une automatisation déplace la fiche dans le pipeline, mais ne rejoue pas les actions configurées sur l'étape d'arrivée. Ajoutez-les explicitement à la suite si besoin. Les actions respectent votre périmètre de campus et de programmes.
5. Valider, enregistrer et activer
Cliquez sur Valider la configuration : Grimp signale les blocs incomplets (pastille erreur).
Cliquez sur Enregistrer. Les champs obligatoires sont vérifiés : une automatisation mal configurée est refusée avec l'étape à corriger.
Activez l'interrupteur en haut à droite : l'automatisation passe de Inactive à Active.
Les boutons Exporter et Importer permettent de dupliquer une automatisation d'un portail à l'autre.
6. Suivre les exécutions
Ouvrez l'onglet Exécutions (ou l'icône historique dans la liste) pour voir chaque passage de l'automatisation et son statut. Depuis cet écran, vous pouvez :
voir les exécutions En attente d'un bloc « Attendre » et leur date de reprise ;
annuler une exécution en cours ;
relancer une exécution en échec ou annulée.
Usage avancé : connecter un outil externe
Le bloc Appel HTTP appelle un service externe (webhook, API tierce, Slack, outil de BI).
Le déclencheur Événement reçu fournit une URL propre à l'automatisation : un outil externe peut lancer l'automatisation en y envoyant des données.
Stockez vos clés d'API dans Secrets (en haut de la page Automatisations), jamais en clair dans un bloc.
Bonnes pratiques
Donnez un nom explicite à chaque automatisation : « Relance SMS des invités jamais connectés » plutôt que « Nouvelle automatisation ».
Testez d'abord sur une fiche de test, puis activez.
Consultez l'onglet Exécutions après les premiers jours.
Pour aller plus loin
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