Sommaire :
Pourquoi soigner la configuration de votre parcours ?
La méthode en 4 temps
Les 8 règles d'or d'un bon parcours
Exemple : un parcours alternance clé en main
Mettre en place votre parcours dans Grimp
Les erreurs fréquentes
Checklist avant de lancer
Questions fréquentes
Pourquoi soigner la configuration de votre parcours ?
Votre parcours d'admission, ce sont les colonnes de votre kanban. Il structure le travail quotidien de vos équipes et alimente vos statistiques : taux de transformation, sorties du tunnel, délais de placement.
Un parcours bien pensé vous permet de :
savoir en un coup d'œil où en est chaque candidat et ce qu'il reste à faire ;
mesurer vos conversions d'une étape à l'autre et repérer où vous perdez des candidats ;
automatiser les tâches répétitives (invitation, relances, demandes de documents) ;
fiabiliser les données en évitant les passages incohérents.
💡 Un bon parcours ne décrit pas tout ce que font vos équipes. Il décrit les grands états par lesquels passe un candidat jusqu'à son admission.
La méthode en 4 temps
Avant d'ouvrir les paramètres, prenez 30 minutes avec les équipes concernées (admission, relations entreprises, commercial). Nous vous recommandons de dérouler ces 4 temps dans l'ordre.
1. Dessinez votre tunnel avec la méthode AARRR
La méthode AARRR découpe un parcours client en grandes phases. Adaptée à l'admission, elle correspond directement aux natures d'étape de Grimp :
Phase AARRR | Question à se poser | Nature d'étape Grimp | Exemples d'étapes |
Acquisition | D'où viennent mes candidats ? | Acquisition | Prospect, Lead |
Activation | Le candidat s'engage-t-il dans la démarche ? | Qualification | Candidat, Dossier complet |
Rétention | Le candidat reste-t-il mobilisé jusqu'au bout ? | Recherche d'entreprise | Admissible, Recrutement en cours |
Revenu | Le candidat est-il admis (contrat signé, inscription validée) ? | Succès | Admis |
Recommandation | Mes alumni et entreprises m'amènent-ils de nouveaux candidats ? | Hors parcours : suivi via les sources d'acquisition | Parrainage, entreprise partenaire |
Ajoutez ensuite les sorties du tunnel :
Rejet : la candidature s'arrête (non éligible, désistement, injoignable…).
En attente : le candidat est en réflexion ou reporte sa rentrée. Ses candidatures ne faussent pas vos taux de conversion.
2. Définissez un critère de sortie pour chaque étape
Pour chaque étape, écrivez en une phrase ce qui déclenche le passage à l'étape suivante. Si deux personnes de votre équipe ne donnent pas la même réponse, l'étape est mal définie.
Prospect → Candidat : le candidat a créé son compte et déposé une candidature.
Candidat → Admissible : le dossier est complet et l'entretien est validé.
Recrutement en cours → Admis : le contrat d'alternance est signé.
Ces critères deviennent ensuite vos règles de passage (onglet Accessible depuis) et le point de départ de vos automatisations.
3. Clarifiez qui fait quoi avec la matrice RACI
Pour chaque action clé du parcours, attribuez un rôle à chaque équipe :
R – Réalise : l'équipe qui fait l'action ;
A – Arbitre : l'équipe qui valide (une seule par action) ;
C – Consulté : l'équipe sollicitée avant la décision ;
I – Informé : l'équipe prévenue une fois l'action faite.
Action | Admission | Relations entreprises | Commercial |
Qualifier et relancer les leads | C | I | R |
Suivre le dossier du candidat | R | I | I |
Décider de l'admissibilité | A | C | I |
Accompagner la recherche d'entreprise | I | R | C |
Formaliser le contrat | I | C | R |
💡 Votre Chef de projets peut vous transmettre un fichier de cartographie prêt à remplir (process, RACI, automatisations, tags) pour animer cet atelier.
4. Automatisez ce qui se répète
Reprenez votre tunnel et repérez les actions faites à chaque fois qu'un candidat arrive sur une étape : inviter sur Grimp, demander des documents, envoyer un email, créer une tâche, désactiver un compte… Ce sont vos candidates à l'automatisation.
Pensez aussi aux alertes de suivi : par exemple, prévenir l'équipe relations entreprises quand un candidat admissible est sans entreprise depuis 2 mois.
Les 8 règles d'or d'un bon parcours
Entre 5 et 8 étapes. Au-delà, le kanban devient illisible et les statistiques se diluent.
Une étape = un état, pas une action. « Dossier complet » est un état. « Appeler le candidat » est une tâche : utilisez les tâches, les notes ou une automatisation.
Des libellés courts et compris par tous, idéalement du point de vue du candidat (« Admissible » plutôt que « Validé par le jury d'admission »).
Une nature juste pour chaque étape. C'est elle qui alimente vos statistiques : une étape « Admis » doit être de nature Succès.
Des passages cadrés, mais pas verrouillés. Limitez les retours en arrière qui n'ont pas de sens (par exemple, revenir à « Prospect » depuis « Admis »), sans bloquer le travail courant.
Rejet et En attente séparés. Un candidat qui reporte d'un an n'est pas un candidat perdu.
Une liste de motifs resserrée (5 à 8), avec un motif obligatoire sur les étapes de rejet : c'est ce qui vous permettra d'analyser vos pertes.
Un parcours par finalité, pas par programme. Créez un nouveau parcours seulement si la mesure de réussite ou le processus diffère vraiment (formation initiale vs alternance, par exemple).
Exemple : un parcours alternance clé en main
Voici le parcours que nous recommandons pour démarrer. Il reprend les étapes proposées par Grimp à la création d'un parcours, avec une étape « En attente » en plus.
Étape | Nature | Critère d'entrée | Accessible depuis | Motif | Automatisations conseillées |
Prospect | Acquisition | Lead reçu (formulaire, salon, import) | Étape d'entrée | Non demandé | — |
Candidat | Qualification | Candidature déposée | Prospect, En attente | Non demandé | Demander les documents d'admission |
Admissible | Recherche d'entreprise | Dossier complet et entretien validé | Candidat | Non demandé | Inviter sur Grimp |
Recrutement en cours | Recherche d'entreprise | Entreprise identifiée, contrat en préparation | Admissible | Non demandé | Ajouter une tâche au référent |
Admis | Succès | Contrat signé | Recrutement en cours | Non demandé | Confirmer le recrutement |
En réflexion | En attente | Candidat en pause ou report | Toutes les étapes | Obligatoire | — |
Rejet | Rejet | Candidature arrêtée | Toutes les étapes | Obligatoire | Désactiver le compte |
💡 Le passage par l'entretien ne nécessite pas d'étape dédiée : suivez-le avec une note sur la fiche ou une tâche.
Mettre en place votre parcours dans Grimp
La configuration des parcours est réservée aux administrateurs. Rendez-vous dans Paramètres › Admission, onglet Parcours.
Créer un parcours
Cliquez sur Créer un parcours et donnez-lui un nom. Grimp le crée avec les étapes du modèle ci-dessus et les automatisations recommandées. Vous pouvez ensuite renommer, réordonner ou ajouter des étapes. Dès la création, vous pouvez renommer ou décocher les étapes et les automatisations du modèle dont vous n'avez pas besoin.
⚠️ Un parcours garde toujours au moins une étape Succès, une étape Rejet et une étape d'invitation sur Grimp.
Configurer une étape
Cliquez sur une étape pour l'ouvrir. Quatre onglets vous permettent de la configurer :
Général : libellé et nature de l'étape.
Accessible depuis : les étapes depuis lesquelles une candidature peut arriver sur cette étape.
Motifs : le motif est non demandé, facultatif ou obligatoire, et la liste des motifs proposés.
Automatisations : ce qui se déclenche quand une candidature arrive sur l'étape.
Cadrer les passages
Dans l'onglet Accessible depuis, choisissez « Toutes les étapes » ou cochez les étapes autorisées. Grimp vous montre aussi les étapes suivantes possibles, pour vérifier que votre tunnel reste cohérent.
Ces règles s'appliquent aux déplacements faits par vos équipes : glisser-déposer dans le kanban, changement d'étape depuis la fiche ou en masse. Un déplacement interdit est refusé avec un message explicatif. Les imports, l'API et les automatisations ne sont pas bloqués.
Choisir les motifs
Sur les étapes de rejet et d'attente, rendez le motif obligatoire et ne proposez que les motifs pertinents. Le motif par défaut est utilisé quand une automatisation déplace une candidature vers cette étape.
💡 La liste des motifs est commune à toute l'école. Chaque étape choisit ceux qu'elle propose.
Ajouter une automatisation
Dans l'onglet Automatisations, cliquez sur Ajouter une automatisation et choisissez dans le catalogue : envoyer un email ou un SMS, ajouter à une séquence, inviter sur Grimp, demander des documents, ajouter une tâche, envoyer vers votre logiciel de gestion… Elle se déclenchera à chaque arrivée d'une candidature sur l'étape.
Besoin d'un scénario plus avancé (conditions, délais, plusieurs actions) ? Cliquez sur Créer une automatisation personnalisée : vous êtes redirigé vers le menu Automatisations.
Rattacher vos programmes
Un parcours ne sert que lorsque des programmes y sont rattachés. Depuis un parcours sans programme, cliquez sur Rattacher des programmes : vous arrivez dans le Catalogue de formations, où vous pouvez changer le parcours de plusieurs programmes à la fois.
Supprimer une étape ou un parcours
Une étape ne peut être supprimée que si aucune candidature n'y est. Sinon, Grimp vous indique combien de candidatures sont concernées et vous permet de les retrouver dans le CRM pour les déplacer. Le parcours par défaut de l'école ne peut pas être supprimé.
Les erreurs fréquentes
Une étape par action (« Appel 1 », « Appel 2 », « Relance ») : le kanban s'allonge et les conversions perdent leur sens.
Tout verrouiller dès le départ : vos équipes contournent les règles. Commencez souple, puis resserrez au vu des usages.
Mélanger rejet et attente : vos taux de perte sont surestimés.
Une nature mal choisie : une étape « Admis » en nature Qualification n'apparaît pas dans vos succès.
Trop de motifs : au-delà de 8, ils sont mal utilisés et inexploitables.
Un parcours par programme : multipliez les parcours seulement si le processus ou la réussite diffèrent.
Checklist avant de lancer
☐ Chaque étape a un critère d'entrée clair, partagé par toute l'équipe.
☐ Chaque étape a la bonne nature (Acquisition, Qualification, Recherche d'entreprise, Succès, En attente, Rejet).
☐ Les retours en arrière sans intérêt sont limités dans Accessible depuis.
☐ Les étapes de rejet et d'attente demandent un motif.
☐ Les automatisations utiles sont actives (invitation, documents, désactivation).
☐ Les programmes concernés sont rattachés au parcours.
☐ L'équipe sait qui fait quoi à chaque étape (RACI partagé).
Questions fréquentes
Qui peut configurer les parcours ? Les administrateurs de l'école, depuis Paramètres › Admission.
Puis-je modifier un parcours déjà utilisé ? Oui. Vous pouvez renommer, réordonner, ajouter des étapes ou changer les règles à tout moment. Changer la nature d'une étape recalcule les statistiques du parcours.
Une règle de passage peut-elle bloquer une automatisation ou un import ? Non. Les règles cadrent uniquement les déplacements faits par vos équipes.
Que se passe-t-il pour les candidatures déjà présentes si je restreins un passage ? Elles restent sur leur étape. La règle s'applique aux prochains déplacements.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer une étape ? Elle contient des candidatures, ou c'est la dernière étape Succès, Rejet ou d'invitation du parcours.
Un doute sur votre configuration ? Votre Customer Success Manager peut relire votre parcours avec vous. Écrivez-nous depuis l'aide en ligne.